Come Aprire un Ristorante a New York e negli Stati Uniti

da | Mag 26, 2019 | Commercial agreements, Immigration, Trademark

 

Premessa

Questo articolo costituisce una guida rapida all’apertura di un locale ristorante / bar a New York e prende in considerazione i più importanti aspetti legali ed amministrativi di cui è necessario tenere conto nel corso di questo processo. Una volta ideato il vostro concept, studiato la zona in cui desiderate aprire il locale e redatto il vostro business plan, potete passare ad affrontare gli aspetti più strettamente legali e burocratici legati all’apertura di un ristorante nell’area di New York. Le seguenti considerazioni, pur con le dovute varianti, possono costituire utili consigli anche in caso di apertura di un ristorante o bar nel resto dell’America, come ad esempio in Florida, California ed altri stati.

Costituzione di società americana

Il primissimo presupposto per aprire un ristorante a New York e negli Stati Uniti in generale, è la costituzione di una società commerciale di diritto americano. Condurre la propria attività sotto forma di società è estremamente importante per i motivi esposti qui di seguito. Una società di capitali americana costituisce un soggetto giuridico autonomo che consente ai propri soci di tenere separato l’investimento dal loro patrimonio personale: i creditori della società potranno rivalersi soltanto sul patrimonio della stessa e non anche sul patrimonio personale dei soci.

In sostanza, usando la forma societaria, il socio è sicuro che, qualora il business non vada come sperato, non perderà più denaro di quanto lo stesso abbia deciso di investire. Costituire una società di diritto americano è inoltre essenziale per poter stipulare tutta una serie di contratti commerciali propedeutici alla apertura dell’attività di ristorazione, come ad esempio il contratto di affitto commerciale (commercial lease agreement), il contratto di acquisto di azienda e le varie polizze di assicurazione.

Non esiste, ovviamente, alcun divieto di legge a che questi contratti vengano stipulati direttamente con un soggetto giuridico italiano, ma, di fatto, nessun interlocutore americano vi consentirà di farlo. Il motivo, molto semplice, risiede nel fatto che l’americano si sente tutelato soltanto se la controparte straniera è presente negli USA con una organizzazione stabile sotto forma di società.

Qualora infatti sorgessero problematiche o, ancor peggio, ci fosse bisogno di rivolgersi al tribunale, la nostra controparte americana sa già che potrà rivolgere le proprie richieste nei confronti di un’entità giuridica domestica con conti correnti ed assets presenti all’interno della giurisdizione americana, senza la necessità di dover intentare improbabili azioni legali oltreoceano.

Corporation o Limited Liability Company

Le forme societarie più indicate per condurre un’attività di ristorazione sono, a seconda dei casi, la corporation e la limited liability company. In generale, le differenze tra queste due forme societarie sono già state evidenziate in altri articoli di questo blog:
(si legga Come aprire una Società U.S.A. – Limited Liability Company vs. Corporation).

In questa sede basterà dire che se l’investitore italiano o straniero ha intenzione di condurre in prima persona l’attività di ristorazione, in tal senso stabilendosi negli USA con regolare visto di lavoro (vedi infra) e pagando regolarmente le tasse in questo paese, il tipo societario più indicato è la limited liability company, la quale, per la sua stessa natura di pass through entity, comporta indubbi benefici fiscali per i cittadini americani ed i soggetti ad essi equiparati dal punto di vista della tassazione (come appunto i cittadini stranieri titolari di visto lavorativo USA).

Qualora, invece, l’investitore italiano o straniero non intenda partecipare direttamente alla gestione del business e pertanto non si trasferisca negli USA, per svariati motivi – ancora e soprattutto di natura fiscale – la forma societaria più indicata è di solito la Corporation.

Employer Identification Number e Sales Tax Certificate

Una volta costituita la società, i primi due adempimenti da tenere presenti sotto il profilo fiscale sono l’ottenimento dell’Employer Identification Number (EIN) ed il Sales Tax Certificate. L’EIN ricorda in qualche modo la partita iva italiana e consente all’autorità fiscale Americana (Internal Revenue Service, meglio nota come IRS) di individuare un’attività come contribuente (o taxpayer).

Il Sales Tax Certificate è invece l’autorizzazione ad esigere la Sales Tax dai propri clienti al momento in cui si viene pagati per il servizio reso. La Sales Tax dovrà poi essere versata allo Stato con cadenza quadrimestrale. La Sales Tax è molto simile all’IVA italiana, ma si applica soltanto su certi tipi di transazioni, tra cui i pasti consumati al ristorante.

Nello Stato di New York la Sales Tax al momento rappresenta una maggiorazione di quasi il 9% sul valore dell’acquisto. Senza aver prima ottenuto l’EIN ed il Sales Tax Certitifcate non è possibile ottenere la maggior parte dei permessi amministrativi ad operare come ristorante.

Scelta della location e contratto di locazione commerciale

Se si ha intenzione di aprire un ristorante a New York interamente nuovo, per prima cosa sarà necessario trovare un locale commerciale che possa essere adibito a tale uso. In tal senso, diventa fondamentale rivolgersi alla figura di un broker, che sarà in grado di selezionare una gamma di locali in linea con le esigenze del cliente, anche e soprattutto in termini di budget. I brokers sono totalmente gratuiti per il tenant, in quanto vengono pagati a provvigione unicamente dal proprietario.

Una volta individuata la location e raggiunto un accordo di massima sui punti principali del contratto, il proprietario del locale (Landlord) effettua la due diligence sulla situazione finanziaria del potenziale locatario (Tenant), nonché sulla di lui esperienza nel business che andrà a condurre.

E` evidente che il Landlord non vorrà cominciare una relazione commerciale di lunga durata con un Tenant che non presenta adeguate garanzie patrimoniali o che non abbia sufficiente esperienza nel proprio settore di attività. Se la due diligence ha un esito soddisfacente, il Landlord chiederà al proprio avvocato di redigere il contratto di locazione, che verrà poi trasmesso al futuro Tenant in modo tale che le trattative possano avere inizio.

I contratti di affitto commerciale negli Stati Uniti, ed in particolar modo a New York, sono documenti lunghi (generalmente dalle 60 alle 100 pagine inclusi allegati) e densi di tecnicisimi che richiedono necessariamente l’intervento di un avvocato specializzato. Questo tipo di contratti sono quasi sempre oggetto di intense trattative tra le parti, ciascuna delle quali tenderà a spuntare le condizioni migliori.

Ciò è comprensibile in quanto trattasi di contratti molto onerosi in cui ciascuna delle parti rischia di perdere molti soldi strada facendo se le cose non vanno come desiderato. Diventa pertanto molto importante impostare fin dall’inizio il contratto nella giusta maniera e con i dovuti accorgimenti. Stabilire delle exit strategies di un certo tipo è fondamentale al fine di non rimanere intrappolati in un contratto di locazione quando l’attività commerciale condotta non produce i risultati sperati. Per ulteriori dettagli, si veda il nostro post Contratti di affitto commerciale negli Stati Uniti.

Acquisto di attività già esistente. Cessione del contratto di affitto e Asset Purchase Agreement

Un’attività di ristorazione, come ovvio, può essere anche acquistata. In questo caso, dal punto di vista legale, prima di ogni altra cosa sarà necessario accertarsi se alla vostra società viene consentito il subentro nel contratto di affitto già in essere tra il Landlord ed il vostro venditore. Nei contratti di locazione commerciale è sempre presente una clausola per cui la cessione del contratto (o assignment) ad un nuovo Tenant viene subordinata, salvo rarissime eccezioni, al previo consenso del Landlord, il quale in tal modo, come già fatto all’inizio del contratto, si riserva il diritto di scegliere il Tenant che secondo lui gli da` piu garanzie.

Se il Tenant subentrante non presenta adeguate garanzie patrimoniali o non presenta sufficiente esperienza nel settore della ristorazione, il Landlord avrà il diritto a rifiutarne il subentro. Una volta ottenuto il consenso del Landlord, il prossimo passo è la stipula del contratto di acquisto dell’attività. Negli Stati Uniti lo strumento giuridico più comunemente usato a detto fine è l’Asset Purchase Agreement, ovvero un contratto in virtù del quale il compratore acquista soltanto le attività – e non anche le passività – del business in questione.

Tra la stipula dell’Asset Purchase Agreement ed il closing (ovvero tra il preliminare di acquisto ed il contratto definitivo) l’acquirente effettua una due diligence piuttosto rapida ed elementare, volta ad accertare, tra le altre cose, le condizioni in cui versano i locali, il possesso dei permessi richiesti, l’esistenza di violazioni passate e non sanate, lo status della liquor license (v. infra), il pagamento della sales tax. Se l’acquirente si ritiene soddisfatto del risultato, le parti possono procedere al closing ed il business viene trasferito al compratore.

Lavori di ristrutturazione dei locali

Lo scenario ideale è, come ovvio, quello in cui il futuro ristoratore, sia che acquisti un’attività già esistente, sia che cominci un business interamente nuovo, entra in un locale già adibito all’uso ristorante e perfettamente funzionante. Purtroppo non è quasi mai questo il caso. Sia per ragioni di concept (ognuno vuole il proprio ristorante “personalizzato”) o per il fatto che il locale era in precedenza adibito ad uso diverso, in misura maggiore o minore si dovrà sempre dar corso ad una qualche attività di ristrutturazione.

Il primo passo in questo senso è rivolgersi ad un architetto, il quale disegnerà il locale nel modo da voi desiderato e presenterà il piano dei lavori di ristrutturazione al Department of Building per l’approvazione. Completato questo passaggio, entra in gioco il General Contractor, ovvero la ditta appaltrice dei lavori, comunemente noto come GC. Se il GC è una società seria proporrà al committente di stipulare un contratto d’appalto (Owner / GC Agreement), la cui versione standard usata nella stragrande maggioranza dei casi negli Stati Uniti è quella redatta dal The American Institute of Architects (AIA).

Viste le buone probabilità di entrare in un qualche tipo di disputa con il GC durante e dopo l’esecuzione del contratto (ciò, beninteso, capita ovunque, non solo negli Stati Uniti) è essenziale che il rapporto contrattuale tra committente e GC sia regolato da un contratto scritto. E` altrettanto importante inserire in questo accordo una penale in caso di ritardo nella consegna dei locali da parte del GC. Inserire una clausola di questo genere consente di essere indennizzati nel caso in cui si debba cominciare a pagare l’affitto del locale quando ancora il ristorante non è operativo a causa di qualche ritardo del GC nella consegna. Comunemente i GC opporranno particolare resistenza all’inserimento di questa pattuizione.

Food Service Establishment Permit

Verso la fine dei lavori di ristrutturazione, o comunque poco prima dell’inizio dell’attività, è il momento di presentare domanda per ottenere il Food Service Establishment Permit, ovvero il vero e proprio permesso all’esercizio della attività di ristorazione rilasciato dal Department of Health (DoH) di New York City. Il DoH stabilisce una serie di requisiti che devono essere osservati affinchè la somministrazione di cibo al pubblico avvenga nel rispetto delle regole igieniche previste.

Prima dell’apertura del ristorante, il DoH condurrà una ispezione preliminare (pre-inspection), in cui vengono fatte presenti al titolare eventuali violazioni delle normative in materia di food safety, in modo tale che quest’ultimo possa correggerle prima di dare avvio all’attività. Il DoH richiede che, sia in fase di pre-inspection sia in tutte le fasi successive dell’attività, all’interno del ristorante sia sempre presente un dipendente in possesso del Food Protection Certificate, ovvero di una certificazione attestante che la persona in questione ha frequentato un apposito corso di aggiornamento sulla normativa di cui sopra in tema di food safety.

E` buona pratica avere almeno due dipendenti in possesso di detta certificazione. Una volta passata la pre-inspection ed ottenuto il Food Service Establishment Permit, è possibile cominciare a servire cibo nel locale. Successivamente, senza alcun preavviso, il Department of Health effettuerà una nuova ispezione al fine di assegnare il “grade” al ristorante, ovvero il voto sulle condizioni igieniche dello stesso. Il grade va dalla lettera “A” (quando locale e` perfettamente a norma) alla lettera “C”, nel caso in cui vengano riscontrate violazioni oltre un certo numero.

Il voto in questione, qualunque esso sia, deve essere esposto all’esterno del locale a beneficio dei clienti. Di seguito, il DoH condurrà ispezioni periodiche, generalmente con cadenza annuale, al fine di confermare o modificare il grade assegnato al locale nel corso delle visite precedenti.

Sidewalk Café Permit. La Landmark Preservation Commission

Un ulteriore permesso deve essere richiesto nel caso in cui si voglia servire cibo su tavolini posizionati sul marciapiede antistante il locale. In questo caso è necessario presentare domanda per ottenere il c.d. Sidewalk Café Permit. Questa application, da indirizzarsi al Department of Consumer Affairs, prevede, tra le altre cose, la trasmissione delle planimetrie del ristorante e dello spazio esterno che si intende utilizzare.

Si consiglia di presentare la relativa domanda per tempo in quanto questo tipo di permesso, soprattutto a Manhattan, richiede parecchi mesi per essere rilasciato. In certi determinati quartieri, buildings o landmarks di interesse storico, in fase di ottenimento dei permessi sarà anche necessario confrontarsi ed ottenere l’autorizzazione preventiva della Landmark Preservation Commission (LPC), la quale interverrà, ad esempio, in tema di approvazione dei colori della facciata del locale e della forma e dei colori delle tende.

Inoltre, ogni qualvolta viene richiesto un permesso rilasciato dal Department of Buildings con riguardo ad opere di ristrutturazione edile da effettuarsi in un quartiere o palazzo di interesse storico, prima di procedere è necessario ottenere anche il benestare della LPC. Sia per il Sidewalk Café Permit, sia per tutto ciò che concerne la LPC, è essenziale farsi assistere da un’architetto o ingegnere specializzato in questo tipo di pratiche e possibilmente con buone connessioni all’interno dei vari dipartimenti della città di New York.

NYC Liquor License

Il procedimento per ottenere la licenza alla somministrazione e vendita di alcolici (liquor license) nello stato di New York è piuttosto lungo e complicato. L’autorità competente al rilascio della liquor license è la New York State Liquor Authority (NYSLA) e la materia a livello normativo è regolata dalla cosiddetta ABC Law (Alcohol Beverage Control Law). Nella maggior parte dei casi, soprattutto a Manhattan, inizialmente sarà necessario comparire avanti il Community Board locale, ovvero un comitato di quartiere che prende in esame le domande volte al rilascio della licenza ed avente il compito di formulare un parere – non vincolante – di diniego o di approvazione, che viene poi trasmesso alla NYSLA in vista della decisione finale.

Il parere del Community Board, come detto, non è vincolante, ma di fatto ottenere la concessione di una licenza contro il parere medesimo è sempre piuttosto complicato. A seconda del quartiere di New York in cui ci troviamo, il Community Board locale può essere più o meno tollerante al rilascio di nuove licenze. Ciò può dipendere da vari fattori, tra cui, in primis, la concentrazione di locali in possesso di “full liquor license” (ovvero la licenza che permette di vendere anche super alcolici in aggiunta a vino e birra) nel quartiere in questione. Più locali di quel tipo sono presenti, maggiore sarà il livello di scrutinio da parte del Community Board e la possibilità di incappare in un parere contrario.

Nello Stato di New York, contrariamente ad altri stati americani (Florida e New Jersey ad esempio), il numero delle liquor licenses rilasciabili non è legato al numero di abitanti presenti in una determinata area geografica, bensì è governato da altre regole come ad esempio la 500 Foot Rule, ovvero il divieto (spesso soltanto teorico) di rilasciare una full liquor license ad un locale se nel raggio di 500 piedi dallo stesso sono già presenti altri locali in possesso dello stesso tipo di licenza.

La 500 Foot Rule può essere superata dimostrando alla NYSLA, nel corso di un’apposita udienza conosciuta come 500 foot hearing, la sussistenza di un preciso interesse pubblico ad avere due o più locali in possesso di full liquor license nel raggio di 500 piedi. Molto più blande sono invece le regole che governano il rilascio della wine & beer license, così come il livello di scrutinio esercitato in questi casi dai Community Boards locali.

Quando si cerca un locale nell’area di New York e si prevede di fare domanda per ottenere una full liquor license, è assolutamente essenziale esaminare lo storico di quel determinato locale sul sito web della NYSLA: se detta location non ha mai avuto una full liquor license in precedenza (avendo avuto, magari, una semplice beer & wine), sarà molto difficile, soprattutto nell’area di Manhattan, ottenere un upgrade. Farsi rappresentare da un avvocato specializzato nel procedimento di ottenimento delle liquor licenses diventa un fattore fondamentale che può fare la differenza tra l’approvazione ed il rigetto di una domanda.

NYC liquor license attorney

Visti di lavoro per gli Stati Uniti

Mentre le attività di ricerca dei locali, gli incontri con consulenti ed altri professionisti, nonchè la stipula dei vari contratti commerciali, possono essere svolte entrando negli Stati Uniti con ESTA o con visto B-1, nel caso in cui, invece, si intenda trasferirsi in questo paese per lavorare nel proprio ristorante sarà necessario ottenere un apposito visto lavorativo. Nel caso dei ristoranti il visto più indicato è quasi sempre il visto E-2, che può essere rilasciato a favore di chi effettua un investimento sostanziale in un’impresa commerciale negli Stati Uniti, di nuova fomazione oppure acquisita.

Il visto E-2 può essere ottenuto da cittadini di paesi che mantengono particolari trattati commerciali o di amicizia con gli Stati Uniti: l’Italia rientra tra questi paesi. L’investimento effettuato nell’impresa commerciale americana deve essere “substantial”, ovvero proporzionato e sufficiente a sostenere l’attività commerciale ed idoneo, almeno in teoria, a farne presumere la buona riuscita.

Non è stabilita una soglia minima di investimento, ma generalmente è molto improbabile che siano accolte domande di visto E-2 se l’investimento fatto risulta essere inferiore agli $80,000 / $100,000. Beneficiari del visto E-2 possono essere sia gli investitori sia i loro dipendenti, purchè abbiano la stessa nazionalità dell’investitore e vengano chiamati a ricoprire posizioni di tipo manageriale o per le quali siano richieste competenze specialistiche.

Precisiamo che le cifre anzidette si riferiscono all’investimento minimo necessario per ottenere il visto E-2 in generale. Nello specifico, aprire un ristorante a New York richiede un investimento ben superiore. Rispetto a New York, è molto più economico aprire un’attività di ristorazione in Florida, Texas ed altri stati americani. Per ulteriori info riguardo all’apertura di un ristorante a Miami, FL, vi invitiamo a leggere il nostro post Aprire un ristorante a Miami ed in Florida.

Il visto E-2 ha una durata di 5 anni, ma può essere rinnovato senza limiti purché continuino a sussistere le condizioni iniziali. Il coniuge ed i figli minori di titolare di visto E-2 possono accompagnare quest’ultimo e risiedere legalmente con lui negli Stati Uniti. Il coniuge, previa apposita application, potrà essere autorizzato a lavorare ovunque desideri, mentre i figli minori potranno soltanto frequentare corsi di studio. Per ulteriori informazioni al riguardo del visto E-2 ed altri visti disponibili per risiedere e lavorare legalmente negli USA si legga il nostro articolo Visti USA – I migliori visti per gli Stati Uniti.

Visti per gli Stati Uniti

Assumere dipendenti. Il rapporto di lavoro.

Il rapporto di lavoro negli Stati Uniti è strettamente “at will”, ovvero la legge, tipicamente, permette al datore di lavoro di licenziare (ed al dipendente di dare le dimissioni) da un giorno all’altro senza preavviso alcuno. In virtù di tutto ciò, assumere e licenziare personale per un ristorante a New York e negli Stati Uniti in generale è un’operazione relativamente semplice, ma è altrettanto semplice che i dipendenti si licenzino su due piedi perchè hanno ottenuto offerte migliori da altre parti. Pertanto, avere personale di rimpiazzo sempre pronto all’occorrenza è assolutamente fondamentale per mantenere un livello invariato di forza lavoro.

Per l’anno 2019 la paga base minima oraria di un cameriere in New York City è stata stabilita in $14.50, di cui $4.50 possono derivare dalle mance. Lo straordinario deve essere pagato 1.5 volte la paga oraria di base escluse le mance. La mancia non costituisce un obbligo di legge a carico del cliente ma di fatto rappresenta un uso istituzionalizzato. Il ristoratore ed i suoi dipendenti si aspettano sempre che il cliente paghi una mancia in ragione del 15-20% sul prezzo del pasto.

Registrare il proprio marchio commerciale

Ancora prima di iniziare a sviluppare un marchio commerciale che distingua il vostro ristorante negli Stati Uniti, è assolutamente raccomandato svolgere una ricerca preliminare (trademark clearance) per accertarsi che non vi siano marchi potenzialmente confondibili con il vostro. Un errore molto comune, infatti, è iniziare e portare a termine tutta l’attività di sviluppo del marchio per poi rendersi conto che quel determinato marchio è in conflitto con un altro e deve essere interamente rivoluzionato a partita già cominciata, il che costituisce un danno incalcolabile in termini di reputazione commerciale per la vostra attività. Negli Stati Uniti, ancor più che in Europa, c’è una sensibilità ed attenzione particolare ai diritti della proprietà intellettuale ed è pertanto considerato del tutto normale, anche per attività medio piccole, proteggere il proprio marchio dalle violazioni di terzi chiedendo – anche in via giudiziale – che l’uso di un marchio ritenuto confondibile cessi immediatamente. Per maggiori dettagli in merito, si veda il nostro articolo Registrazione Trademark USA e Likelihood of Confusion.

Una volta accertato che un determinato marchio è “libero”, si può procedere con la registrazione dello stesso presso lo United States Patent and Trademark Office. Registrare un marchio commerciale non è una condizione per ottenere protezione del proprio marchio (in quanto un marchio negli Stati Uniti è tutelato per il solo fatto di essere usato in commercio prima di un altro), ma sicuramente offre tutta una serie di vantaggi dai quali difficilmente si può prescindere. Per una overview generale del procedimento di registrazione del marchio di fronte allo USPTO si legga il nostro articolo Come Registrare un Marchio Commerciale negli Stati Uniti.


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